Utilitaires

La gestion de projets ou le casse-tête chinois

Comment gérez-vous les vôtres ?

Une activité où la communication et le flux d'information sont essentiel...

Pour celles et ceux qui ont déjà eu l’occasion de gérer un projet professionnel, savent que de nombreux défis attendent le responsable de projet. Il y a beaucoup de choses auxquelles il faut penser. De l’enchaînement des tâches, qui doivent se passer avec le moins de décalage possible, à une communication uniforme. Uniquement ces deux points peuvent déjà mettre à rude épreuve une équipe de projet.

La même chose est également vraie dans certaines situations de la vie privée, qui est souvent jonchées de projets. Qu’il s’agisse d’un déménagement, d’une rénovation d’un bien immobilier ou encore simplement des vacances en famille qui peuvent parfois être assimilées à un vrai challenge.

Vous êtes à l'ancienne ou au moderne ?

Êtes-vous plutôt orienté, tableau et Post-it, voire feuille de papier ? Ou la version plus moderne (ce qui est mon cas dans la plupart des cas) ? Les deux variantes peuvent également être utilisées en même temps, dans certaines situations.

Trello

Podio

Heureusement (pour moi) qu’ils existent, ses outils faciles à utiliser et souvent gratuits. 

Nous sommes d’ailleurs à des années-lumières de Microsoft Project. Qui, en plus du prix élevé, demande une certaine expertise dans son utilisation ainsi que des outils informatiques. 

Aujourd’hui, vous pouvez avoir recours à un logiciel simple et efficace qui fonctionne sur toutes les plates-formes. Que ce soit sur votre ordinateur, la tablette ou le smartphone, vous y avez accès à tout moment et avec une mise à jour automatique. Le reporting - pénible, et inutile - qui provoque de nombreuses erreurs, disparaît. 

Autre avantage, vous pouvez inviter les membres de votre équipe, que ce soit la famille, les amis, les membres d’un club, d’une société ou votre équipe de projet en entreprise, a participer activement au projet. 

Le fait de pouvoir réunir tout le monde est également un immense avantage pour la communication vu que chacun est informé de la même manière et au même moment. Fini les courriels où l’on oublie parfois d’ajouter une adresse d’un participant. Ou des échanges qui se limitent à un ou deux membres, qui demandent un travail supplémentaire pour informer le reste de l’équipe ensuite, avec tous les oublis et déformations qui peuvent se produire.

Quelques outils que j’utilise au quotidien

  • Trello (https://trello.com/tour) - un outil très simple, mais assez puissant pour gérer des projets. Je l’utilise également pour la gestion de mes projets personnels, comme pour le billet des courses que je partage avec la famille.

  • Podio (https://podio.com/site/tour) - qui est un outil plus complet, mais également plus complexe. Il permet la mise en place de ses propres templates, si souhaité, pour l’adapter aux besoins spécifiques d’une entreprise.

Les deux sont gratuits et ont une application dédiée aux tablettes et de smartphones, ce qui facilite grandement leur utilisation. Il en existe beaucoup d’autres, que vous trouverez facilement par une recherche Google.

Vous constaterez rapidement qu’il est bien plus confortable de s’organiser avec une telle aide. Vos divers projets vont rapidement prendre une autre tournure, et les personnes vous apprécieront encore davantage pour votre organisation.

Oui, c’est possible que vous rencontriez une opposition de la part de certains membres de l’équipe... comme partout, il est difficile de faire l’unanimité.

Je reste cependant convaincu que d’essayer, c’est l’adopter !

Vous m’en direz des nouvelles...